Czy warto inwestować w elektroniczne rejestratory czasu pracy?

Zastanawiasz się, czy nadszedł już moment, by zainstalować w swojej firmie rejestratory czasu pracy? Próbujesz rozstrzygnąć, czy rzeczywiście mogą się przydać? A może po prostu toniesz w papierologii i chciałbyś się wreszcie z niej uwolnić i zautomatyzować procesy, na które tracisz mnóstwo czasu? Sprawdźmy, czy to się opłaca.

Ewidencjonowanie czasu pracy to konieczność

Ewidencjonowanie czasu pracy pracowników wymagane jest przez Kodeks Pracy – jest to ich prawo i tylko w nielicznych przypadkach, takich jak praca w systemie zadaniowym, zarządzanie zakładem pracy w imieniu pracodawcy oraz w przypadku otrzymywania ryczałtu za nadgodziny lub pracę w nocy, nie jest obowiązkowe. Mimo że żyjemy w społeczeństwie technologicznym, wciąż jeszcze popularnym rozwiązaniem jest stosowanie list obecności – zwłaszcza ze względu na ich dostępność, bowiem kartka papieru zawsze jest pod ręką. Nie jest to jednak jedyna opcja i coraz częściej w zakładach pracy pojawiają się elektroniczne rejestratory czasu pracy. Dlaczego?

Elektroniczne rejestratory czasu pracy usprawnią działanie Twojej firmy

Elektronika służy do tego, by służyć. Raz zainstalowane rejestratory czasu pracy będą spełniały swoją funkcję przez długie lata. Dzięki temu nie tylko pozbędziesz się kłopotów związanych z przygotowywaniem list papierowych (i ekoświadomych wyrzutów sumienia związanych z marnowaniem drzew, z których powstaje), ale również z ich przechowywaniem (nieraz pojedyncza szafa to zdecydowanie za mało), mozolnym przeglądaniem i opracowywaniem. Rejestratory czasu pracy skomponowane w system dostosowany do danego zakładu – mogą bowiem znajdować się przy każdych drzwiach, tak wewnątrz jak i na zewnątrz – i połączone siecią internetową przez wspólny mózg, jakim jest odpowiednie oprogramowanie, wykonają całą statystyczną pracę związaną z Twoimi podwładnymi, na koniec generując raporty zawierające informacje tak o przepracowanych godzinach, jak i nieobecnościach różnego typu.

Zalety psychologiczne?

W związku z tym, że natura ludzka jest chwiejna, część pracowników w niemal każdym zakładzie skłonna jest dokonywać niewielkich (lub, rzadziej, raczej sporych) oszustw związanych z ich przepracowanym czasem – spóźniają się, wychodzą wcześniej lub przedłużają przerwy. Jest to możliwe, ponieważ papier wszystko przyjmie, a w tym wszystkim zawierają się fikcyjne godziny na liście obecności, czy podpis dokonany przez kolegę. Elektroniczne rejestratory czasu pracy nie jest tak łatwo oszukać – sposób tzw. odbijania się jest indywidualny, a czas przyjścia/wyjścia zapisywany w sposób sprawiedliwy i nieczuły na prośby. Pracownicy mający świadomość, że ich cząstkowe nieobecności nie zostaną opłacone nie będą wykazywali chęci do praktykowania tego procederu – zwiększy się ich punktualność i idąca za nią solidność, a zatem w konsekwencji – sprawność całej firmy.

Co potrafią elektroniczne rejestratory czasu pracy?

Jak działają rejestratory czasu pracy i czego możesz od nich właściwie wymagać? Oto kilka podpowiedzi.

Różne metody rejestracji

Najczęściej spotykaną formą deklaracji obecności jest przyłożenie indywidualnej karty lub breloka elektronicznego do czytnika – są to niedrogie elementy, więc sumaryczny koszt nawet w dużej firmie będzie skończony. Jeśli uważasz, że zbyt łatwo ‘pożyczyć’ kartę koledze, może skusisz się na rejestrację w postaci skanu odcisku palca? A może tę opcję uważasz za niehigieniczną? Wybierz rejestratory czasu pracy z algorytmem inteligentnego rozpoznawania twarzy, dostępne w najlepszych sklepach w branży, takich jak Trigo RCP.

Kontrola dostępu

Szczególnie przydatną funkcją, jaką możesz wdrożyć instalując rejestratory czasu pracy, jest kontrola dostępu. Istnieje możliwość sterowania drzwiami przez odbicie się pracownika – nie tylko rejestrowane jest jego przybycie/wyjście, ale też odblokowywany jest zamek. W ten sposób możesz ustalić do których sektorów budynku mogą wejść wybrane grupy zatrudnionych.

Funkcje przydatne podczas pandemii

Pierwsza od wielu lat pandemia – COVID-19 – już za nami, jednak nie oznacza to, że nie mogą pojawić się kolejne. Na taki wypadek warto być przygotowanym. Niektóre rejestratory czasu pracy wyposażone są czytnik temperatury ciała odbijającego się pracownika, który – połączony z elektrozamkiem w drzwiach – może być skuteczną zaporą przed zarażonymi. Podobnie działać będą rejestratory czasu pracy skanujące rysy twarzy – dzięki inteligentnym algorytmom, sprawdzającym czy na twarzy znajduje się maska higieniczna, zapewnisz swojej firmie dodatkowa ochronę.